Процесс участия фирм в работе выставки

Для того, чтобы сделать участие в выставке (ярмарке) более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, фирма должна с особой тщательностью планировать своё участие и работу в выставочных мероприятиях.

Процесс участия фирмы в работе выставок можно условно подразделить на ряд взаимосвязанных и взаимообусловленных этапов.

1. Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях уже само по себе свидетельствует о достижении фирмой определённого уровня в своей сфере деятельности. Это связано прежде всего с тем, что выставка является местом демонстрации передового опыта. Она вряд ли поможет фирме, предлагающей устаревшие продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое предприятие.

2. Выставочная деятельность должна быть чётко определена необходимостью достижения основных маркетинговых целей предприятия. В качестве таковых могут быть:

- представление фирмы и её продуктов;

- изучение рынков сбыта;

- поиск новых рынков;

- расширение числа клиентов;

- внедрение нового продукта на рынок;

- определение возможного спроса на новый продукт;

- поиск новых деловых партнёров;

- изучение предложения конкурентов;

- позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;

- формирование благоприятного имиджа фирмы;

- непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов./1/

3. Для достижения указанных и других возможных целей определяющим является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма. Сделать же этот выбор достаточно непросто, хотя бы потому, что ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий. Эффективному решению данного вопроса способствует тщательный анализ с точки зрения интересов и возможностей предприятия следующих аспектов:

- время и место проведения выставки и авторитет выставки;

- численный и качественный состав участников и посетителей;

- уровень деловой активности (количество и общий объём заключённых контрактов) на последней выставке. При этом необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных;

- возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

- условия участия в выставке;

- разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

- окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей./1/

4. После того, как сделан выбор в пользу конкретной выставки, начинается подготовительно-организационный период. В первую очередь туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своём участии в ней путём подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

- разработка концепции и объёма участия фирмы в работе выставки;

- составление перечня выставляемых продуктов;

- отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

- разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

- выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

- определение размеров необходимых выставочных площадей и объёма различных материальных и финансовых ресурсов;

- подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

- разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

- заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказ на необходимое оборудование и услуги./1/

После решения указанных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участие фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30 % всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации. Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выглядит следующим образом.